Акт виконаних робіт: шаблон для фрілансерів та агенцій

Обовʼязкові реквізити: що має бути в акті

Форма довільна, реквізити — ні. Ось мінімальний набір, без якого акт не працює як первинний документ, і практичний коментар до кожного пункту.

1. 1

   Назва, номер і дата

   Назва документа («Акт № 12 здачі-приймання наданих послуг»), дата й місце складання. Дата акта — це дата, коли послуги фактично прийняті, і вона має логічно узгоджуватися з періодом надання послуг та датами договору й інвойса. Акт, датований раніше за договір, на який він посилається, — класична знахідка перевірки.

2. 2

   Сторони

   Повні назви сторін: для вас — «Фізична особа — підприємець Прізвище Імʼя По батькові, РНОКПП», для замовника — назва компанії з кодом ЄДРПОУ (або реєстраційним номером, якщо замовник іноземний). Якщо від замовника підписує представник — зазначте, на якій підставі він діє: статут чи довіреність.

3. 3

   Зміст та обсяг послуг

   Найважливіший і найчастіше зіпсований пункт. «Послуги за договором № 1» — недостатньо. Пишіть конкретно: «розробка дизайну головної сторінки — 24 години», «ведення рекламних кампаній у Google Ads за липень 2026 — 1 послуга». Саме зміст і обсяг перетворюють папірець на первинний документ.

4. 4

   Одиниця виміру і ціна

   Години, штуки, місяці — будь-яка одиниця, що відповідає договору. Поруч — ціна за одиницю й сума за позицію. Таблиця з колонками «назва — кількість — ціна — сума» вирішує це автоматично.

5. 5

   Підсумкова сума, зокрема прописом

   Разом цифрами і прописом: «46 200,00 грн (сорок шість тисяч двісті гривень 00 копійок)». Пропис — традиція ділового документообігу, яка знімає будь-які суперечки про загублену кому. Додайте позначку про ПДВ: більшість ФОП на єдиному податку не є платниками ПДВ, і це варто прямо написати.

6. 6

   Підписи обох сторін

   Підписи з ПІБ. Печатка для ФОП не обовʼязкова. Стандартне закривальне формулювання — «послуги надані в повному обсязі, сторони претензій одна до одної не мають» — саме воно робить акт актом приймання.

Шаблон акта виконаних робіт (українською)

Скопіюйте, замініть дані у квадратних дужках на свої — і акт готовий. Структура підходить і для разових проєктів, і для щомісячних актів за ретейнером: змінюється лише таблиця послуг.

АКТ № 12
здачі-приймання наданих послуг (виконаних робіт)
за Договором про надання послуг № 1 від «02» лютого 2026 р.

м. Київ                                            «31» липня 2026 р.

Виконавець: Фізична особа — підприємець [Прізвище Імʼя По батькові],
РНОКПП [__________], адреса: [___________________________________],
що діє на підставі запису в Єдиному державному реєстрі юридичних
осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань,

Замовник: [Повна назва компанії], код ЄДРПОУ [________],
адреса: [___________________________________],
в особі [посада, ПІБ], що діє на підставі [статуту / довіреності],

склали цей Акт про те, що Виконавець надав, а Замовник прийняв
такі послуги:

---------------------------------------------------------------------
 №  Назва послуги                       К-сть    Ціна, грн  Сума, грн
                                        годин
---------------------------------------------------------------------
 1  Розробка дизайну головної сторінки    24       800,00   19 200,00
 2  Верстка та інтеграція з CMS           36       750,00   27 000,00
---------------------------------------------------------------------
    Разом                                                   46 200,00
---------------------------------------------------------------------

Загальна вартість наданих послуг становить 46 200,00 грн
(сорок шість тисяч двісті гривень 00 копійок), без ПДВ
(Виконавець не є платником ПДВ).

Послуги надані в повному обсязі та належної якості, у строки,
передбачені Договором. Сторони претензій одна до одної не мають.

Цей Акт складено у двох примірниках, по одному для кожної зі
Сторін, обидва примірники мають однакову юридичну силу.

РЕКВІЗИТИ ТА ПІДПИСИ СТОРІН

Виконавець:                          Замовник:
ФОП [ПІБ]                            [Назва компанії]
РНОКПП [__________]                  ЄДРПОУ [________]
IBAN: UA[___________________]        Адреса: [________________]
Банк: [назва банку]
Адреса: [________________]

_________ /[ініціали, прізвище]/     _________ /[ініціали, прізвище]/
      (підпис)                             (підпис)

Двомовний акт UA/EN для іноземних клієнтів

Іноземний клієнт не підпише документ, якого не може прочитати. Водночас ваш банк і податкова працюють з українською. Рішення, яке роками використовують експортери послуг, — двомовний акт: кожен блок продубльовано українською та англійською, а окремий пункт визначає, яка мова має переважну силу в разі розбіжностей.

Готових двомовних шаблонів у мережі помітно менше, ніж українських, тож цей варіант вартий закладки. Суми — у валюті договору (у прикладі USD), а формулювання «послуги надані в повному обсязі» продубльовано англійською, щоб обидві сторони підписували один і той самий зміст, а не його переклад.

АКТ № 7 здачі-приймання наданих послуг
ACT No. 7 of Acceptance of Services Rendered

за Договором про надання послуг № 2 від «02» лютого 2026 р.
under the Services Agreement No. 2 dated February 2, 2026

м. Київ, Україна                                «31» липня 2026 р.
Kyiv, Ukraine                                   July 31, 2026

Виконавець: Фізична особа — підприємець [ПІБ], РНОКПП [__________]
Contractor: Individual Entrepreneur [Name Surname], Tax ID [__________]

Замовник: [назва компанії], реєстраційний номер [________]
Customer: [company name], registration No. [________]

Виконавець надав, а Замовник прийняв такі послуги:
The Contractor has rendered, and the Customer has accepted,
the following services:

---------------------------------------------------------------------
 Послуга / Service                   К-сть / Qty   Ставка / Rate
                                                   Сума / Amount
---------------------------------------------------------------------
 Розробка вебзастосунку, липень 2026
 Web application development,          120 год/h     USD 40.00
 July 2026                                           USD 4,800.00
---------------------------------------------------------------------
 Разом / Total                                       USD 4,800.00
---------------------------------------------------------------------

Разом до сплати: 4 800,00 доларів США (чотири тисячі вісімсот
доларів США 00 центів).
Total due: USD 4,800.00 (four thousand eight hundred US dollars).

Послуги надані в повному обсязі та в установлені строки.
Сторони претензій одна до одної не мають.
The services have been rendered in full and on time.
The Parties have no claims against each other.

Цей Акт складено у двох примірниках українською та англійською
мовами. У разі розбіжностей текст українською мовою має
переважну силу.
This Act is executed in two counterparts, each in Ukrainian and
English. In case of discrepancies, the Ukrainian version shall
prevail.

Виконавець / Contractor:             Замовник / Customer:

_____________________                _____________________
(підпис / signature)                 (підпис / signature)
[ПІБ / Name Surname]                 [ПІБ / Name Surname]

Коли акт потрібен, а коли — ні

Типові помилки в актах

1. 1

   Немає змісту й обсягу послуг

   «Надані послуги за договором» без переліку й кількостей — найпоширеніша вада. Такий акт формально не відповідає вимогам до первинного документа й не захистить ні перед податковою, ні в суперечці з клієнтом. Завжди перелік позицій, завжди з обсягом.

2. 2

   Розбіжності з інвойсом і договором

   В інвойсі — «UI/UX design services», в акті — «консультаційні послуги», у договорі — третє формулювання; сума акта не сходиться з фактичною оплатою. Кожна розбіжність — привід для запитань банку чи перевірки. Назви послуг, суми, валюта й періоди мають збігатися в усіх трьох документах.

3. 3

   Акти заднім числом

   Скласти у грудні пачку актів «за березень—листопад» — поширена звичка, яку добре видно: договір підписаний пізніше за акт, інвойс оплачений до «надання» послуг, нумерація стрибає. Складайте акти в тому періоді, коли послуги фактично надані.

4. 4

   Немає одиниць виміру

   Позиція «розробка сайту — 50 000 грн» без кількості й одиниці виміру не відповідає вимогам закону про бухоблік. Додайте хоча б «1 послуга», а краще — години чи етапи: це і реквізит закриває, і клієнтові зрозуміліше, за що він платить.

5. 5

   Підписант без повноважень

   З боку замовника акт підписує менеджер проєкту, який не має права підпису. Для більших сум перевірте, що підписант — директор або особа з довіреністю, і зазначте підставу повноважень у шапці акта.

Акти з тайм-трекінгу: як це працює у CrewDriven

Найнудніша частина акта — таблиця послуг. Скільки годин пішло на дизайн, скільки на розробку, за якою ставкою — наприкінці місяця ці цифри доводиться збирати з трекера, нотаток і памʼяті. Саме тут зʼїдається час і зʼявляються розбіжності між актом, інвойсом і реальністю.

У платформі CrewDriven цей цикл зшито в один ланцюжок: команда логує години по клієнтах і проєктах, наприкінці періоду залоговані години перетворюються на рядки документа — назва послуги, кількість годин, ставка, сума — і з тих самих даних формується інвойс. Акт та інвойс виходять з одного джерела, тому не можуть розійтися за визначенням. Мультивалютність — з коробки: USD, EUR чи гривня, з фіксацією курсу.

Якщо ви виставляєте рахунки іноземним клієнтам — прочитайте наш гайд про інвойси для іноземних клієнтів: він закриває другу половину циклу — реквізити, SWIFT, валютний нагляд і платіжні маршрути. Як влаштований повний цикл виставлення рахунків у платформі — у матеріалі про безкоштовну систему інвойсингу. А створити робочий простір можна вже зараз — безкоштовно на період запуску.

Часті питання

Чи обовʼязковий акт для ФОП третьої групи з іноземним замовником?

Прямої вимоги складати акт на кожну операцію для ФОП на спрощеній системі немає, і з іноземними клієнтами багато хто працює за схемою «договір + інвойс», де оплата інвойса означає прийняття послуг. Водночас банк на валютному нагляді може запитати документи, що підтверджують операцію, а податкова — доказ її реальності. Акт (або двомовний акт із цієї сторінки) — найпростіший спосіб мати такий доказ напоготові. Практика конкретного банку відрізняється — уточнюйте у своєму.

Чи можна підписати акт електронно — КЕП або Дія.Підпис?

Так. Кваліфікований електронний підпис (КЕП) за українським законодавством прирівнюється до власноручного, тож акт, підписаний КЕП або через Дія.Підпис, має ту саму силу, що й паперовий. З іноземними клієнтами поширений і обмін підписаними сканами чи підписання через DocuSign — головне, щоб спосіб підписання був передбачений договором.

Чи можна скласти акт англійською мовою?

Для документів, які ви показуєте українському банку чи податковій, безпечніші варіанти — українська або двомовний формат: держоргани працюють державною мовою, і суто англійський документ можуть попросити перекласти. Двомовний акт UA/EN знімає проблему повністю — клієнт читає англійську частину, банк — українську.

Оплата приходить через Wise або Payoneer — чи потрібен акт?

Маршрут платежу не змінює суті: акт підтверджує факт надання послуг, а не шлях грошей. Якщо кошти з Wise чи Payoneer ви виводите на рахунок ФОП, звʼязка «договір + інвойс (+ акт)» так само корисна, щоб показати походження коштів. Єдиний практичний нюанс — тримайте призначення платежів і суми узгодженими з документами, щоб те, що бачить банк, збігалося з тим, що у вас на папері.

Що робити, якщо клієнт не підписує акт?

Спершу — процедурно: надішліть акт офіційним каналом, зазначеним у договорі, і зафіксуйте дату. У договори варто закладати пункт про «мовчазне прийняття»: якщо замовник протягом, скажімо, пʼяти робочих днів не повернув підписаний акт і не надіслав мотивовану відмову — послуги вважаються прийнятими. Якщо такого пункту немає, залишаються листування, докази виконаної роботи і, в крайньому разі, суд. Висновок на майбутнє: пункт про строк підписання акта — у кожен договір.